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6月10日 お説教

「書類作成においては間違いがあってはいけません。我々は書類作成のプロフェッショナルだからです。

一回くらいだからとか、そういうのはナシです。そもそも一回も間違えてはいけないのですから。

現状、作成された書類をチェックするとほぼ100パーセント間違っています。

これはもはやチェックといえません。

『今回はここがまちがえましたね。次は気をつけましょうね。』これは“教育”です。

チェックとは100回に1回のミスを発見するから意味が出てくるのです。

近ごろミスが目立ちます。

どれくらい間違えているかというと、事務所が傾くくらいです。

大げさではありません。

皆さんが間違うと、皆さんの上役が書類の作成業務をすることになり、さらにその上司がチェックすることになる。すると各セクションで本来の仕事ができない。当然事務所は停滞する。今、停滞するということは、後退とほぼ同じ意味です。

ドラマで『社運をかけたプロジェクト』なんて言いますが、まさにそういう状況下です。停滞はできません。

今のうちに立て直さないといけない。

中堅どころの○○さんにまずはしっかりしてもらいたいと、ここ3週間、集中して鍛えました。

いろいろ目につかないような工夫を施し教育しました。

おそらく傍目以上にきつかったと思います。

結果的に、今では正しい書類を90パーセントの確率でつくることができるようになりました。

大変な進歩と言っていいでしょう。

いろんな要因があったと思いますが、やはり本人の『間違ってはいけない』という意思が強かったと思います。

でもそれでもようやくスタートラインです。これからはさらに精度をあげてもらいたいと期待しています。100分の99を目指してください。

もうひとつ要因があると私は考えています。

それは書類作成に集中できる環境においたことが良い結果をもたらしたのだということです。

そこで提案ですが電話対応班、書類作成班と分けてはどうでしょうか。

ただ『今日は自分は担当じゃないから』と言って他の仕事を完全に放置するというのは駄目です。電話が鳴っていたら出るのはあたりまえです。郵便物の管理をするのも当然。

このあたりがスムーズにいかないと、今のシステムでやるしかない。

私が常に管理しなくてはならなくなるからです。すると先ほどの“停滞”につながるわけです。

これは結果として皆さんが自分の首を絞めることになりますよ。前例がありましたよね。

ですから『緩やかな分離』と言うところでしょうか。

私はできる人にしか言いません。できない人に言うのは時間の無駄ですよね。まあやってみましょう。」

って明日お説教します。

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